IT資産廃棄時のデータ抹消手順
捨てるまでが情報管理の責任範囲
IT機器の廃棄は、単なる片付けではなく情報の最終処分プロセスだ。ファイルをゴミ箱に入れて空にするだけでは、磁気やフラッシュメモリ上にデータの痕跡が残る。第三者の手に渡った際にデータが復元されないよう、デバイスの特性に合わせた適切な抹消処理を徹底する。
物理破壊による抹消
- 物理的な破壊: ハードディスクのプラッタに穴を開ける、あるいはシュレッダーで粉砕する方法だ。機器が故障して通電できない場合に最も確実な手段となる。
- 専門業者の利用: 目の前で破壊作業を行い、破壊後の写真を添えた証明書を発行してくれる業者を選ぶ。
- 注意点: 近年のスマホや薄型ノートPCは、バッテリーが内蔵されているため、自力で穴を開けると発火や爆発の危険がある。必ず専門の設備を持つ業者に依頼する。
ソフトウェアによる上書き抹消
- 上書き消去: 全ての記録領域に無意味なデータ（0 や 1、あるいは乱数）を上書きし、元のデータを物理的に塗りつぶす手法だ。
- Windows の標準機能: 設定からデバイスの初期化を行う際、データのクリーニングを実行をオンにする。
- 専用ソフトの活用: より高度な抹消が必要な場合は、米国国防総省規格（DoD 5220.22-M）などの複数回上書きに対応した消去専用ソフトを使用する。
ストレージの暗号化破棄（クリプトイレイズ）
- 鍵の破棄: SSD や近年のスマホ、暗号化機能付き HDD で有効な手法だ。ストレージ全体を暗号化している状態で、その解読鍵（パスワード）を保存している領域を物理的に消去する。
- メリット: 数テラバイトの大容量データでも、鍵を消去するだけで一瞬にしてデータの復元を不可能にできる。
- Mac の機能: すべてのコンテンツと設定を消去 機能は、この仕組みを利用して安全かつ迅速にデータを抹消する。
外部メディアと周辺機器の忘れ物
- SD カードや SIM カード: スマホやノートPC本体を処分する際、スロットに刺さったままのメディアを抜き忘れるケースが非常に多い。これらは物理的に粉砕するか、ハサミで切断して処分する。
- 複合機の HDD: リース返却や廃棄の前に、複合機内の管理画面からデータ消去機能を実行する。詳細は 複合機情報漏洩リスク の項目に従う。
抹消完了の記録と管理
- 資産台帳の更新: 廃棄が完了した機器は、IT 資産目録から除外する。その際、いつ、誰が、どのような方法でデータを抹消したかの記録を残しておく。
- 証明書の保管: 業者から発行されたデータ消去証明書は、法定保存期間や社内規定に基づき、重要書類として保管する。
