サービス・ソフトウェア台帳の作成｜利用状況と契約情報を整理する

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目的

昨今はインストール型ソフトウェアだけでなく、オンラインストレージやSaaS、生成AIなど様々なITサービスを利用する。

しかし、どのサービスを誰が利用し、どの端末で利用しているか把握できていないと、障害時の影響範囲の確認や契約管理が難しくなる。

ここでは、利用しているサービス・ソフトウェアを台帳化し、利用状況や契約情報を整理する。

まず、管理対象とするサービス・ソフトウェアを決める。

例

一時的に利用するツールや重要性の低いソフトウェアは無理に管理する必要はないが、全ての項目（後述）ではなく名称だけでも記録しておくと復旧時の漏れを無くすのに役立つ。

管理対象ごとに、最低限必要な情報を記録する。

例

障害時に「何を」「誰が」「どこで」利用しているかを把握できるよう、記載項目を決める。

台帳を作成したら、現在の利用状況を確認する。このタイミングで不要なソフトウェアやサービスが判明することもある。放置すると復旧に余分な時間が取られたりコスト増になるので、不要であれば解約・アンインストールしておき、管理対象を適切な範囲に保つ。

確認例

サービス・ソフトウェア台帳も危機管理台帳と同様、一度作成して終わりではない。
契約更新・端末更新・担当者変更のタイミングで見直すルールを作り、少なくとも年1回ほどは台帳を一通りチェックする。

利用状況にまったく変更がなくても、サービス提供元の問い合わせ先が変更になったり廃業しているかもしれない。廃業の場合は脆弱性の修正・OSアップデートへの対応がなされなくなるため、使用し続けるか含めて再考する。

見直す項目

以下が整理できていれば完了とする。