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目的
オンラインストレージでは簡単にファイル共有ができる。しかし設定を誤ると、本来見せるべきではない相手へ情報が公開され、情報漏洩に繋がる。
ここでは、共有リンクの範囲や有効期限を適切に設定し、意図しない情報公開を防ぐための基本ルールを整理する。
共有リンクによる情報漏洩を理解する
オンラインストレージの共有機能の主な特徴は以下の通り。
- 共有リンクを教えるだけで共有できる
- 要ログインかどうかも設定できる
- ファイル単位でもフォルダごとでも共有できる
- アクセスやダウンロード数がわかる
- 共有期限を設定できる
メリット
- メールやSNSで送る手間が省ける
- 不特定多数と共有しやすい
- 管理画面から共有停止できる（メールなどでは一度送ると取り消せない）
デメリット
- 意図しない相手に共有されるリスクがある（公開設定ミス、悪意ある拡散など）
- 検索エンジンによるインデックスはデフォルトでOFFの場合が多いが念のため注意する
共有機能は便利な機能ではなく、情報公開機能でもあることを理解する。
※サービスの種類やプランによって機能は変わるので上記すべてが実装されているとは限らない。
共有範囲を必要最小限にする
共有設定には複数の公開範囲が存在する。
主な公開範囲の例
- リンクを知っている人
- 特定ユーザーのみ
理想的なのは特定ユーザーのみ（ログインの有無で判別される）だが、これは受け取り手もアカウントを所持していることが条件なので利便性は落ちる。
現実的には、プロジェクトなどで頻繁にやり取りするわけでないなら
「リンクを知っている人」が閲覧できる設定にせざるを得ない場面が多い。
その場合でも有効期限は必ず設定しておく。
有効期限を設定する
共有リンクは放置すると長期間有効なまま残り続ける。忙しさで公開停止を忘れたり、事故や病気で入院し操作できなくなる可能性を見越して、有効期限を設定する。
- 見積書
- 写真共有
- 契約書のやりとり
などなら、数日程度（長くても1週間ほど）で期限を区切ったうえで電話やメール等で共有を知らせ、確認されたことが分かり次第共有リンクを削除する。
- 共同プロジェクト
であれば完了するまで「リンクを知っている人全員共有」のままにするのは危険なので
受取人にもアカウントを取得してもらい、ログイン時のみ内容確認ができるような設定にする。
編集権限を必要最小限にする
共有相手にどの権限を与えられるかはサービスにより異なるが、
よくあるのは下記の分類である。
- 閲覧のみ
- コメント可
- 編集可
内容確認だけであれば閲覧権限で十分。
校正ならコメント権限が一般的。
共同プロジェクトでは編集権限が必要なこともあるが、その場合でもバックアップコピーを別の場所に保存しておいて「共有データが唯一の原本」という状態は避けるようにする。
利用終了後の共有状態を確認する
共有の目的が終了したら、リンクや共有ユーザーを確認し、利用目的がなくなった共有は削除する。
特に退職者や外部委託先への共有は残存しやすいため注意する。
まとめ
以下が理解できていれば完了とする。
- 共有リンクは情報公開機能でもあること
- 共有範囲は必要最小限にすること
- 編集権限は必要最小限にすること
- 有効期限を設定すること
- 利用終了後は共有状態を見直すこと